Corporations Canada has an excellent Online Filing Centre that Canada Not-for-profit Corporations Act (“CNCA”) corporations can use for searches and filings. Corporations Canada is trying to make it easier for registered intermediaries (RI) like lawyers, accountants, etc., when they are using the Online Filing Centre.
Here is some information from Corporations Canada:
(Le français suit)
Hello,
We would like to inform you that our new access management tools are now available for registered intermediaries (RI). The following information should help answer any of the questions you may have on the tools.
No-effort onboarding
From the Online Filing Centre, when you create a federal corporation or when you file a transaction that requires a corporation key, you will be automatically onboarded onto the access management tools and your RI organization will be linked to your client’s corporation.
These tools are add-ons to the existing process; they will not stop you from filing as you usually do. Once linked to the corporation, you will still be able to file everything for it—it’s business as usual. The access management tools will simply help ensure that the corporation has rightfully given you access.
Manage RI organizations and access to corporations
When onboarded, depending on your type of role, you will either be able to view and manage the RI organization’s access and permissions, or you’ll only be able to see who is part of the organization.
New RI access roles
All corporations should have a full access manager, which is a user, a director or an authorized agent who is responsible for managing the access and permissions for that corporation. However, as a RI, you cannot become full access manager because RIs have their own set of RI roles: you can either be an RI access manager or an RI collaborator. As soon as you get access to the corporation, you can continue to file everything for it, and you’ll save time by no longer having to enter the corporation key each time you file.
All in all, this means a more streamlined, simplified, flexible and secure process for everyday filing.
We will be conducting information sessions to help guide you if you have any concerns or issues regarding these access management tools. We will be sending you an email about those sessions soon.
Related information
Sincerely,
Corporations Canada
Small Business, Tourism and Marketplace Services
Innovation, Science and Economic Development Canada / Government of Canada
ccregisteredintermediarykeys-cledintermediairesenregistresdecc@ised-isde.gc.ca
Bonjour,
Nous souhaitons vous informer que les nouveaux outils de gestion des accès sont maintenant offerts pour les intermédiaires enregistrés. L’information ci-dessous devrait répondre à vos éventuelles questions sur ces outils.
Intégration facile : aucun effort requis
À partir du Centre de dépôt en ligne, lorsque vous constituez une société fédérale ou que vous effectuez une transaction qui nécessite une clé de société, vous aurez automatiquement accès aux outils de gestion des accès, et votre organisation d’intermédiaire enregistré sera associée à la société de votre client.
Ces outils viennent bonifier les procédures actuelles; ils ne vous empêcheront pas de procéder à vos dépôts comme d’habitude. Une fois que vous serez associé à la société, vous pourrez encore effectuer tous les dépôts en son nom : rien n’aura changé de ce côté. Les outils de gestion des accès permettront simplement de s’assurer que la société vous a bel et bien donné cet accès.
Gestion des organisations d’intermédiaires enregistrés et de leurs accès aux sociétés
Une fois que vous aurez accès aux outils, selon le rôle qui vous aura été assigné, vous pourrez voir et gérer les accès et les permissions de l’organisation d’intermédiaire enregistré ou bien seulement voir qui fait partie de l’organisation.
Nouveaux rôles pour les accès des intermédiaires enregistrés
Toutes les sociétés doivent désigner un « gestionnaire de tous les accès », c’est-à-dire un utilisateur, un administrateur ou un agent autorisé qui est responsable de gérer les droits d’accès et les permissions pour cette société. Cependant, en tant qu’intermédiaire enregistré, vous ne pouvez pas devenir gestionnaire de tous les accès, car les intermédiaires ont leur propre ensemble de rôles : vous pourrez être soit « Gestionnaire des accès – intermédiaire enregistré », soit « Collaborateur – intermédiaire enregistré ». Dès que l’on vous donne accès à la société, vous pourrez continuer à faire tous les dépôts en son nom, et vous gagnerez du temps puisque vous n’aurez plus à entrer la clé de société chaque fois que vous faites un dépôt.
Somme toute, la procédure courante de dépôt sera plus efficace, plus simple, plus souple et plus sûre.
Nous tiendrons des séances d’information pour vous guider et répondre à vos éventuelles préoccupations et questions à propos de ces outils. Nous vous enverrons un courriel à ce sujet prochainement.
Information complémentaire
Rôles associés à la gestion des accès
Sincères salutations,
Corporations Canada
Services axés sur le marché, le tourisme et la petite entreprise
Innovation, science et développement économique Canada / Gouvernement du Canada
ccregisteredintermediarykeys-cledintermediairesenregistresdecc@ised-isde.gc.ca